U ugostiteljstvu, s pravom stavljamo veliki fokus na korisničko iskustvo. Ali ono što se često zanemaruje je pozadinska računovodstvena tehnologija koja je od vitalnog značaja za nastavak rada imovine. Digitalna transformacija je prihvaćena u mnogim industrijama, ali napori u ovoj oblasti za gostoprimstvo su fragmentirani u poređenju. Pravi pobednici u svetu nakon pandemije biće oni koji su procenili pravi povraćaj ulaganja u front-end i back-end tehnologije i iskoristili mogućnosti za automatizaciju ručnih, neefikasnih procesa i procesa koji stvaraju rizik.
Da li je digitalna transformacija zaista toliko važna za ugostiteljsku industriju? Odgovor je snažno „da“, jer može pomoći u usklađivanju prednjih i pozadinskih kancelarijskih sistema, poboljšanju efikasnosti i upravljanju izazovima smeštaja i drugih poreskih obaveza. Zanemarivanje poreskih obaveza za smeštaj može biti skupo, a prekršioci su obavezni za plaćanje zaostalih poreza, kazni i kamata. Oni koji kreativno eksperimentišu sa novim metodama da izbegnu poreske obaveze mogu biti podvrgnuti širokom spektru građanskih i krivičnih kazni za aktivnosti za koje se smatra da su namerne ili lažne.
Neviđeni izazovi pravilnog obračuna poreza
Iako se može činiti da je obračun poreza jednostavan, ništa ne može biti dalje od istine. Postoji bezbroj pravila i okolnosti koje određivanje poreza mogu učiniti zaista monumentalnim zadatkom. Evo samo nekoliko neviđenih izazova koji mogu izazvati zabunu:
Organizaciona složenost – Nije neuobičajeno da više strana bude uključeno u sisteme i procese. Razmotrite mogućnosti: Vlasnici imovine mogu biti u rasponu od institucionalnih investitora u nekretnine kao što su fondovi za ulaganja u nekretnine (REITs) ili fondovi privatnog kapitala do pojedinaca ili porodičnih kancelarija visoke neto vrednosti. Nezavisne nekretnine kao što su kratkoročni zakup mogu biti u privatnom vlasništvu i kojima se upravlja. Takođe može postojati zakupac treće strane, davalac franšize, kompanija za upravljanje, pa čak i javni akcionari, svi sa poreskom obavezom. I na kraju dana, odeljenje računovodstva treba da bude u stanju da upravlja poreskim obavezama za sve složenije organizacione strukture.
Složenost poreske jurisdikcije – Ne može biti složena samo struktura organizacije, već i poreske jurisdikcije koje mogu biti neverovatno detaljne. Mogu postojati državni, okružni, gradski i drugi lokalni porezi. Ako idemo korak dalje, možda ne samo gde se nalazi imovina komplikuje stvari, već i šta se oporezuje, pošto ne postoji standardizacija u svim jurisdikcijama. Na primer, pored poreza na smeštaj, striming zabave, flaširana voda, alkoholna pića, parking i restorani (da navedemo samo neke) se različito oporezuju prema jurisdikciji.
Tehnološke blokade i zastareli sistemi – Teško je upravljati složenim porezima na smeštaj kada postoje tehnološke blokade, uključujući stare sisteme koji se ne nadogradnjuju. Iako su mnogi sistemi zasnovani na oblaku uvedeni u poslednjoj deceniji, softverski sistemi koji pokreću većinu američkih hotela su zastareli – od kojih neki rade na front-end i back-end tehnologijama primenjenim pre više od 30 godina.
Neefikasni interfejsi – Mnoge tehnološke nadogradnje su front-end i okrenute klijentima, tako da pozadinski tehnološki sistemi često mogu biti zastareli. Nasleđeni računarski sistemi mogu imati loše i/ili nefleksibilne korisničke interfejse koji zahtevaju glomazna rešenja koja inicira osoblje za obradu izveštaja u vezi sa porezima ili izvoz datoteka između sistema.
Važnost racionalizacije usklađenosti
Neophodno je pojednostaviti sve aspekte procesa poštovanja poreskih obaveza i za kratkoročne najam i za veće hotele. Ovo će smanjiti potrebu za ručnom ljudskom intervencijom, smanjiti verovatnoću grešaka, smanjiti vreme utrošeno na interne revizije poreza na dobit preduzeća i smanjiti njihovu složenost i ubrzati proces podnošenja zahteva i doznake da bi se uhvatili svi podsticaji/popusti.
Digitalna transformacija takođe može omogućiti zaposlenima koji su okrenuti prema naprijed da shvate dokumentaciju o izuzeću i lako snime podatke bez potrebe za opsežnom obukom ili zamršenim procesima koji odvlače pažnju od pružanja uzorne usluge za goste. Takođe može pomoći da se pojednostave revizije i izbegnu nepotrebne finansijske kazne.
Najbolje prakse koje se mogu olakšati pojednostavljivanjem usklađenosti sa sistemom zasnovanim na oblaku uključuju:
Rana identifikacija izuzetih gostiju i hvatanje dokumenata; unos podataka o tarifnim planovima oslobođenim poreza, metodama poravnanja, rezervacijama i još mnogo toga; automatski se aktiviraju folije gostiju za dugoročni boravak označene posebnim rutinama revizije; obračun prihoda i poreza kroz noćnu reviziju automatski generiše izveštaj koji usaglašava prihode sa porezima; ekstrakcija podataka poreskog usaglašavanja automatski se prenosi menadžmentu ili korporativnim kancelarijama; radiće se interna poreska revizija za sve anomalije; dnevni izveštaji se automatski generišu i prenose elektronski.
Nekretnine sa zastarelim sistemima za upravljanje imovinom (PMS), prodajnim mestima (POS) i back-office računovodstvenim sistemima koji trenutno ne rade na modernim tehnološkim platformama i dalje će imati koristi od uvođenja pojednostavljenog procesa usklađenosti, čak i ako su samo delimično automatizovani.
Tehnologija transformiše poreze na ugostiteljstvo
Koliko god izazovi u vezi sa smeštajem i drugim poreskim obavezama bili složeni, postoji očigledan put napred. Kao i mnogi drugi izazovi sa kojima se suočavaju preduzeća svih vrsta, moderna tehnologija je omogućila rešenja zasnovana na oblaku ne samo da ponude vodeće tehnološke resurse u sektoru, već i stručnost o predmetu koja je potrebna za fokusiranje ograničenih resursa na kritične funkcije i izbegavanje ometanja neproduktivne neefikasnosti putem pokušaja i grešaka. Prihvatanjem pozadinske tehnološke transformacije, ugostiteljska industrija će pozdraviti lakši i moderniji proces, koji će im pomoći da postignu i ostanu u skladu.
Izvor: Travel Daily News
Fotografija: Unsplash.com
