fbpx

Event management – Linda Pereira

headway-F2KRf_QfCqw-unsplash

Nalazimo se u sred pandemije koronavirusa, i pričati o događajima jeste malo čudno u čitavoj situaciji. Ipak, očekuje se pronalazak vakcine i nazire se kraj ovom periodu u našim životima.

Potrebno je pričati o događajima jer su oni velika šansa za oporavak ekonomije. Ono o čemu mi, kao organizatori događaja, treba trenutno da razmišljamo jeste, priprema za period kada događaji budu mogući za održavanje.

 Šta predstavlja organizacija događaja?

Odgovor možemo potražiti još u antičkom periodu.
Da li ste se nekada zapitali ko je popunio redove gledalaca u Koloseumu u Starom Rimu?
Ko je nabavio lavove za „predstave“?
Ko je birao ko će prisustvovati predstavama?

Odgovor na svako pitanje je isto, organizator događaja.

Šta predstavlja industrija događaja?

Poslovni turizam  – ljudi putuju i odsedaju u hotelima ali je svha njihovog putovanja i osnovni motiv – posao.
Poslovni događaji – bilo koji događaj koji je edukativnog i komercijalnog karaktera i pruža mogućnost poslovne razmene.
M I C E ( Meetings, Incentives, Congresses, Events & Exhibitions)

 Posao organizatora događaja:

Posao organizatora događaja ogleda se u okupljanju ljudi istih interesovanja na jednom mestu. Ukoliko želite posao od 9 do 17h, želite imati slobodne vikende, ili da završite posao do 18h svaki dan, ovaj posao nije za vas. Industrija događaja je zanimanje gde se radi uvek kada ima posla, a to često zna biti 24/7.

Često čujem rečenicu „Događaji su zabavni.“. Da, događaji ponekad znaju biti zabavni ali oni zapravo kriju ogroman posao iza sebe. Događaji obuhvataju planiranje, dizajniranje, prilagođavanje različitim starosnim dobima, prilagođavanje različitim obrazovnim nivoima, kulturama, verama.

Da bi ste organizovali jednu konferenciju, potrebno je 237 profesija koje će dati svoj doprinos u organizaciji.

Ako ste organizator događaja, morate precizno da znate šta, kada i koliko vaši zaposleni treba da rade. U slučaju propusta, krivica se uvek prepisuje Vama!

Događaji ne predstavljaju turizam. Događaji su deo turističkog sektora

Suština turizma krije se u zadovoljstvu dok se suština događaja ogleda u novim saznanjima, edukaciji i poslovanju nezavisno od forme događaja.

Pali su vam na pamet koncerti? Mislite, oni su iskljućivo zabavnog karaktera? – grešite!
Koncerti se takođe ogledaju u poslovanju. Koncert nije samo odabrati pevača, postaviti ga na binu, on peva i svi su srećni i zadovoljni. Za koncert je potrebno prodati ulaznice, pozvati obezbeđenje, nabaviti tehniku, pozvati nekog ugostitelja da obezbedi piće itd. Sve navedeno predstavlja poslovanje jer se za sve usluge pruža novac a sve u cilju održavanja koncerta.

2018. godine, poslovni događaji okupili su više od 1.4 milijardi učesnika u više od 180 zemalja.

Upravo ovaj statistički podatak nam govori o važnosti organizaciji događaja i zašto oni nikada neće prestati da se organizuju. Trenutno je sve zaustavljeno, ali energija koja se plasira tokom događaja koji se organizuju uživo, je nezamenljiva bilo kojom online platformom za organizaciju događaja.

Šta se nalazi na tržištu događaja?

Sastanci – Sastanci se obično održavaju u hotelskim konferencijskim salama ili u kongresnim centrima. To su jednodnevni događaji koji okupljaju grupu profesionalaca da bi se pozabavili ključnim izazovom ili postavili ciljeve za organizaciju.

Podsticajna putovanja –  nagradna putovanja koje kompanija pružia za uzvrat za odlične profesionalne performanse pojedinačnih zaposlenih, grupa ili partnera.

Konferencije – Konferencije podižu sastanke na viši nivo i namenjene su velikoj korporativnoj grupi koja će deliti znanje tokom nekoliko dana. Često uključuju ne samo ključne članove organizacije, već i gostujuće govornike i širu javnost.

Kongresi – Kongresi su veliki događaji, sa puno učesnika i prosečno traju 2.5 dana. Na njima se organizuju paralelne sesije istovremeno na različite teme, u okviru njih često se organizuje i sajam. Kongresi donose najveći profit i zahtevaju ogromno znanje i sposobnost organizacije.

Događaji – Događaji su okupljanja koja pružaju različit tematski sadržaj. Mogu biti sportski, muzički, umetnički itd.

Izložbe/sajmovi – događaji koji su uvek komercijalnog karaktera.

Organizacija događaja

Ja često ne kažem da sam organizator događaja, jer ja zapravo kreiram platformu na kojoj ću omogućiti mojim učesnicima da prenesu svoju poruku. Dakle, moj posao je da kreiram najbolju moguću platformu za uspešnu komunikaciju. Bilo šta što ja uradim rezultira njihovim uspehom. Dakle, ono što ja radim, jeste da ih činim uspešnim i srećnim. Zaključno, ja volim reći da ja nisam organizator događaja već posrednik sreće jer sve što ja radim, čini moje klijente srećnim i čini svet boljim mestom.

Šta treba da očekujemo sada?

Većina kompanija treba da preispita svoje poslovanje. Moramo da promenimo način komunikacije i način poslovanja. Čak i nakon pandemije, moramo da naučimo kako da uspostavimo protokole za zdravlje i bezbednost, kako da zaštitimo naše klijente. Primećuje se da već sada, u toku drugog talasa virusa, radimo mnogo uspešnije jer pri prvom talasu smo svi bili histerični i nismo znali kako da postupimo. Sada smo pripremljeni i reagujemo mnogo bolje.

Ko je naša konkurencija sa kojom se takmičimo?

Odgovor na ovo pitanje je veoma jednostavno. – Ceo svet.

Iz tog razloga, potrebno je dobro promisliti i razmotriti šta je ono što nudimo našim klijentima.
Potrebno je znati u čemu i zašto si bolji od drugih!

Izazivam sve da razmisle o tome šta je to što vaša zemlja može da ponudi što može druga!

Moram vas podsetiti da se takmičimo na globalnom nivou. Samo u Evropi postoji 105.000 gradova koji su vam konkurencija – setite se ovog podatka kada počnete razmišljati u sledećem pravcu:

  • Mi imamo najbolje hotele! – setite se Italije, Francuske, Španije…
  • Mi imamo najbolja vina! – setite se Italije, Francuske, Španije…
  • Mi imamo najbolje maslinovo ulje! – setite se Italije, Francuske, Španije…

Ko smo mi da pomislimo da je naše bolje od tuđeg?

Mislite o stvarima van okvira hrane, vremena, hotela, plaža, barova.. ponudite ljudima nešto što niko drugi ne može da im ponudi.

Zašto bi neko izabrao događaj u Lisabonu, Beogradu, Splitu? Dajte učesnicima odgovor na to pitanje!

Otkriću vam tajnu. Bilo ko može staviti stolicu ispred stola u jednoj prostoriji. Na događajima se dešava nešto mnogo više od toga kako će izgledati vaša sala ili kakvo će vam biti osveteljnje ili koliko ćete mikrofona postaviti.

Stvorite vašim učesnicima iskustvo od 360 °.

Kada organizujete događaj, stvorite im strah od propuštanja nečega važnog ako ne dođu na vaš događaj. Naterajte ih da pomisle „Moram posetiti to mesto!“.

Statistički podaci o događajima

-1.4 milijarde učesnika godišnje u više od 180 zemalja širom sveta
– 1,07 biliona dolara direktne potrošnje – predstavlja potrošnju za planiranje i proizvodnju poslovnog događaja
-621.4 miliona direktnog BDP
-10.3 miliona radnih mesta

            „Its the ROI“

ROI ( Return on Investment ) – povraćaj ulaganja.

Ekonomija znanja: edukacija, nauka, istraživanja, dizajn
Šta izazivaju: start-up, napredak nauke, ekonomske investicije

Događaji stvaraju percepciju

Na osnove usluge koju dobijate na događaju ili destinaciji, vi stvarate svoju percepciju o istim.

  • Vaša reputacija se bazira na poslednjem događaju koji ste organizovali.

Događaji treba da budu 3 stvari:

Informativan- Ako ne raspolažete ponudom novih informacija i znanja – ne trošite svoj novac!
Formativan- Ako niste došli i naučili najmanje 3 stvari – ne trošite svoj nvac!
Transformativan- ako ne transformiše stav, sektor, industriju ili naviku onda

Sada imamo novo tržiše:

  • Organizatore
  • Kupci
  • Dobavljači

Veoma je važno da pričamo istim jezikom. Naš posao kao organizatora je da ostvarimo snove kupaca (učesnika). Veoma je važno da znamo da ne organizujemo događaj za sebe već za učesnike i da je nismo plaćeni za to da se nama sviđa tema ili predavač, već učesniku.

Današnji kupci karakterišu se kao „3D“.

Discerning – pronicljiv
Disciplined – disciplinovan
Digital – digitalni

            Ko su naši klijenti?

  • Političari – kampanje, parade, političk
  • Korporacije – kompanije koje organizuju događaje da predstave produkte, da lansiraju nove proizvode, da privuku klijente, da se obrate široj javnosti
  • Udruženja – medicinska, sajamska, poslovna udruženja koja organizuju svoje događaje
  • SMERF ( Social, Militar, Educational, Recreational, Fraternal) – svega 3% događaja u svetu

THE „3 Es“ of BEI

BEI- Business Event Industry

Efficient – događaji moraju biti efikasni – potrebno je da je kreiran program i najbolja moguća  platforma putem koje će se preneti poruka od klijenta
Emotional – na događajima je potrebno probuditi emocije, osećaj sigurnosti, uživanja, pružiti komfor učesnicima
Effective – događaji treba da budu efektivni i da se po završetku ostvari rezultat.

The „3Rs“ od BEI

Relations – povezivanje
Reputations – reputacija
Referrals – preporuka
rates – cost – stope – trošak

Zaključak:

Odabir gde će se događaj održati ili ko će organizovati vaš događaj je stvar tehničkog izbora. To se neće desiti zbog vaših fizičkih karakteristika, već zato što ulivate poverenje svojim klijentima.

Takođe je i pragmatičan izbor, jer za klijenta to predstavlja način na koji će oni najefikasnije sprovesti svoj događaj sa najmanjim ulaganjem i ostvariti najviši kvalitet.

Mnogi to zovu Hardware, ali radi se o izboru mesta gde će događaj odigrati, hotel u kojem će učesnici odsedati, restoran u kojem će se služiti obroci.

Ipak, najveću ulogu igra Software, odnosno vi! Prvi put kada dolazite, dolazite zbog usluge, drugi put, dolazite zbog ljudi.

Utvrdite svoju jedinstvenu prodajnu ponudu, zapitajte se ko ste vi i zapamtite: Nije važno šta kažete, već način na koji si to izgovorili.

AutorNikoleta Morotvanski, Generalni menadžer, Turistički žurnal

Fotografija: ilustracija, Unsplash

PODELITE TEKST

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email

MOŽDA VAM SE SVIDI

IZDVOJENO

zapratite nas

Prijavite se na naš newsletter i budite u toku sa aktuelnostima iz sveta turizma

about-img.jpg

Prijavite se na newsletter

Budite u toku sa najnovijim dešavanjima na tržištu turizma!